THỦ TỤC ĐĂNG KÝ KHAI SINH/ TRÍCH LỤC GHI VÀO SỔ HỘ TỊCH VIỆC KHAI SINH

MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG VỀ ĐĂNG KÝ KHAI SINH/TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH

  

* Điều kiện để trẻ em mới sinh được đăng ký quốc tịch Việt Nam:

 - Có cha và mẹ đều là công dân Việt Nam;

 - Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người không quốc tịch;

• Có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam; người kia có quốc tịch nước ngoài và cả cha, mẹ có văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con khi đăng ký khai sinh  (Công dân cần làm thủ tục đăng ký khai sinh cho con tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka trước khi làm thủ tục khai sinh cho con tại các cơ quan nước ngoài khác có thẩm quyền)

 - Mẹ đơn thân, là công dân Việt Nam;

- Tài liệu tiếng Nhật trong hồ sơ cần được dịch sang tiếng Việt bởi cơ quan có thẩm quyền. Xem hướng dẫn tại phiếu yêu cầu.

   * Về việc đặt tên cho con:

Theo quy định của pháp luật Việt Nam tên người Việt Nam cần đảm bảo các yếu tố sau:

- Tên (bao gồm họ, chữ đệm, tên) không đặt quá dài;

- Họ (là từ đầu tiên): phải theo họ của cha, hoặc mẹ (theo thỏa thuận của cha em, có thể lấy họ nước ngoài trong trường hợp con lai); phải theo họ mẹ (trong trường hợp mẹ đơn thân)

- Chữ đệm (ở giữa; có hoặc không có): bắt buộc phải bằng tiếng Việt

- Tên (là từ cuối cùng):bắt buộc phải bằng tiếng Việt.

Ví dụ:

1. Watanabe Linh  (sai: Linh Watanabe)

2. Nguyễn Ai Cô    (sai: Nguyễn Aiko)

* Lưu ý:  

Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật. (Theo khoản 3, điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 “Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật hộ tịch")

*   Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu có thắc mắc, đề nghị công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnconsulate-osaka.org hoặc gọi điện thoại vào số 072-221-6666.

I. THỦ TỤC SỐ 1: ĐĂNG KÝ KHAI SINH

(Trường hợp chưa đăng ký khai sinh tại cơ quan hộ tịch của Nhật Bản)

Thành phần hồ sơ:

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân, quốc tịch của cha, mẹ trẻ em.

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh.

Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam và đã được cấp thẻ Căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước có số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính giấy tờ đó (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài kết nối với CSDLQGVDC.

- Giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân nếu cha, mẹ của trẻ đã đăng ký kết hôn, trừ trường hợp cả cha, mẹ trẻ em đều là công dân Việt Nam, có số định danh cá nhân, đã đăng ký kết hôn hoặc ghi vào sổ việc đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đã kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

* Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai thông tin theo link dưới đây hoặc quét QRCODE (theo mẫu tại Phụ lục Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp):

 

https://forms.office.com/r/zURed8Pdc8

- Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, xác nhận về việc trẻ em được sinh ra và quan hệ mẹ - con. Trong trường hợp không có các giấy tờ nêu trên thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh.

- Văn bản của cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con đối với trường hợp trẻ em có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam còn người kia là người nước ngoài. Nếu cha, mẹ không nộp hồ sơ trực tiếp thì chữ ký trên văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho con phải được chứng thực hợp lệ.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh./.

II. THỦ TỤC SỐ 2: CẤP TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH

 (Trường hợp đã đăng ký khai sinh tại cơ quan hộ tịch của Nhật Bản)

* Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân, quốc tịch của cha/ và mẹ trẻ em.

- Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền ghi chú khai sinh.

Trường hợp gửi hồ sơ qua đường hệ thống bưu chính thì nộp bản sao các giấy tờ nêu trên đã được chứng thực hợp lệ.

Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam và đã được cấp thẻ Căn cước công dân hoặc thẻ Căn cước có số định danh cá nhân thì có thể xuất trình bản chính giấy tờ đó (nếu nộp trực tiếp) hoặc nộp bản chụp giấy tờ này (nếu nộp qua đường hệ thống bưu chính hoặc gửi qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến) để chứng minh nhân thân khi cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho phép Cơ quan đại diện kết nối với CSDLQGVDC.

* Giấy tờ phải nộp:

Tờ khai thông tin theo link dưới đây hoặc quét QRCODE (theo mẫu tại Phụ lục Thông tư số 04/2020/TT-BTP):

https://forms.office.com/r/fZi8TYyvpp

*Sau khi điền đầy đủ thông tin, quý công dân in tờ khai được gửi vào email đăng ký để nộp hồ sơ.

- Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp.

- Văn bản thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con của cha, mẹ đối với trường hợp người được ghi chú khai sinh có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, người kia là người nước ngoài; nếu cha, mẹ không nộp hồ sơ trực tiếp thì chữ ký trên văn bản thỏa thuận phải được công chứng hợp lệ.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc ghi chú. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

 

III. THỦ TỤC SỐ 2-2: CẤP BẢN SAO KHAI SINH/TRÍCH LỤC GHI CHÚ KHAI SINH

- Hồ sơ gồm:

1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);

2/ Tờ khai (tải tại đây);

3/ Khai sinh/Trích lục ghi chú khai sinh (bản sao).

4/ Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Người có sự kiện đã được đăng ký có thể trực tiếp hoặc thông qua đại diện yêu cầu./.