THỦ TỤC CHỨNG THỰC CHỮ KÝ ỦY QUYỀN/
HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN/THỦ TỤC CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ỦY QUYỀN, HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN
- Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka có thẩm quyền công chứng, chứng thực các loại văn bản, giấy tờ sau:
+ Công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản với điều kiện việc từ chối nhận di sản phải thực hiện trước thời điểm phân chia di sản;
+ Văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch;
+ Chứng Chứng thực bản sao từ bản chính;
+ Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế;
+ Dịch, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản.
2. Đối với các nội dung liên quan đến mua bán, chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, cho thuê, thế chấp, góp vốn bằng bất động sản tại Việt Nam, công dân lập Hợp đồng ủy quyền.
* Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự, không tiếp nhận qua đường bưu điện
* Tất cả các thủ tục liên quan tới chứng thực chữ ký, chững nhận hợp đồng ủy quyền, công chức bản sao..., công dân chuẩn bị dư thêm 01 bộ để lưu tại ĐSQ.
* Trong trường hợp cần thiết, người làm thủ tục cần xuất trình bản gốc giấy tờ tùy thân (thẻ ngoại kiều, hộ chiếu, CMND/CCCD...)
- Phí, lệ phí: Xem Thông tư 264 của Bộ Tài chính ngày 14/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và Thông tư 113 ngày 15/12/2021 sửa đổi một số điều của Thông tư 264 vừa nêu.
* Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu có thắc mắc, đề nghị công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnconsulate-osaka.org hoặc gọi điện thoại vào số 072-221-6666.
I. THÀNH PHẦN HỒ SƠ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ (GIẤY ỦY QUYỀN, VĂN BẢN CAM KẾT, ĐƠN TỪ CÁC LOẠI...)
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Mẫu Giấy ủy quyền tham khảo (tải tại đây): người ủy quyền tham khảo và soạn lại nội dung theo mẫu hoặc theo hướng dẫn của văn phòng công chứng/luật sư ở Việt Nam (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên);
3/ Hộ chiếu của người ủy quyền (Copy trang 2-3); Chứng minh nhân dân / Căn cước công dân (Copy hai mặt) / HC (copy trang 2-3) của người được ủy quyền;
* Giấy ủy quyền chỉ được chứng thực chữ ký trong các trường hợp sau:
+ Ủy quyền nộp, nhận hồ sơ;
+ Ủy quyền nhận lương hưu, trợ cấp....;
+ Ủy quyền trông nom nhà cửa;
+ Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng Chính sách xã hội.
* Xác nhận chữ ký trong văn bản đồng ý trong các trường hợp sau:
+ Đưa con về từ VN sang NB hoặc ngược lại; văn bản đồng ý tham khảo (tải tại đây)
+ Lĩnh bảo hiểm một lần với số tiền nhỏ (số tiền lớn phải làm hợp đồng ủy quyền);
Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự, không tiếp nhận qua đường bưu điện.
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu. Trường hợp cần xác minh nhân thân người chứng thực, thời hạn là tối đa 03 ngày làm việc.
II. THÀNH PHẦN HỒ SƠ CHỨNG THỰC BẢN SAO
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Bản gốc giấy tờ và 02 bản sao.
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu, nếu nhận . Trường hợp cần xác minh nhân thân người chứng thực, thời hạn là tối đa 03 ngày làm việc.
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ với số lượng nhỏ, trong điều kiện cho phép, trong vòng 01 ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu hoặc vào ngày hôm sau nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ. Nếu số lượng hồ sơ lớn, trong vòng 02 ngày hoặc kéo dài theo thỏa thuận.
III. THÀNH PHẦN HỒ SƠ CHỨNG NHẬN HỢP ĐỒNG ỦY QUYỀN
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Hợp đồng ủy quyền (mẫu để soạn thảo). Người ủy quyền tham khảo và soạn lại nội dung theo mẫu hoặc liên hệ với văn phòng công chứng/luật sư ở Việt Nam để được hướng dẫn và soạn thảo Hợp đồng ủy quyền (để trống không ghi ngày tháng và không ký tên);
* Địa chỉ tại Nhật Bản ghi theo đúng tên phiên âm Romaji trên website của Shiyaku-so nơi cư trú, không viết bằng tiếng Nhật.
* Một bộ HĐỦQ gồm: (1) Hợp đồng ủy quyền theo mẫu, (2) copy hộ chiếu hoặc chứng minh thư/căn cước công dân của người ủy quyền và của người được ủy quyền, (3) Copy Giấy tờ về nhà đất (ví dụ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng mua chung cư...). Số lượng tối thiểu 03 bộ HĐỦQ (01 bộ lưu tại Đại sứ quán, 01 bộ lưu tại Văn phòng công chứng ở Việt Nam, 01 bộ để công dân sử dụng).
* Trước sự chứng kiến của cán bộ công chứng, người ủy quyền sẽ Ký và ghi rõ họ tên vào trang cuối cùng của HĐỦQ, đồng thời ký tên tại tất cả các trang của HĐỦQ; không ký vào bên được ủy quyền ở Việt Nam; Chữ ký trên HĐỦQ phải trùng khớp với chữ ký trên trang 3 của Hộ chiếu.
Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự/Đại sứ quán, không tiếp nhận qua đường bưu điện
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong 02 ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu. Trường hợp nội dung phức tạp, thời hạn là tối đa 10 ngày làm việc.
IV. THÀNH PHẦN HỒ SƠ CÔNG CHỨNG VĂN BẢN TỪ CHỐI TÀI SẢN/DI SẢN
- Hồ sơ gồm:
1/ Phiếu đề nghị và thông tin liên hệ (tải tại đây);
2/ Mẫu Giấy từ chối nhận di sản thừa kế (tải tại đây). Mẫu của Tổng lãnh sự quán đính kèm theo chỉ để tham khảo. Công dân soạn lại nội dung theo mẫu, ký tên.
3/ Copy hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân của người từ chối nhận di sản thừa kế
4/ Copy Giấy chứng tử của người chết để lại di sản
5/ Copy Giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người từ chối & người để lại di sản (ví dụ copy giấy khai sinh…)
6/ Copy giấy tờ liên quan đến di sản, ví dụ sổ đỏ, sổ tiết kiệm,....
Thủ tục này làm trực tiếp tại Phòng Lãnh sự, không tiếp nhận qua đường bưu điện.
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu. Trường hợp cần xác minh nhân thân người chứng thực, thời hạn là tối đa 03 ngày làm việc./.