THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA, SAO Y BẢN CHÍNH,
CHỨNG NHẬN BẢN DỊCH, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
* Hồ sơ gửi đến TLSQ bằng thư bảo đảm có tiền mặt gửi kèm “genkin kakitome”, cỡ A4; và gửi kèm theo bì thư Chakubarai ghi sẵn địa chỉ nhận, số di động liên lạc. Công dân lưu lại số tracking number để tự theo dõi đón nhận sau khi Tổng lãnh sự quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành. Hồ sơ gửi bổ sung cần ghi rõ họ và tên và số xử lý hồ sơ mà Tổng lãnh sự quán thông báo, ví dụ: "Nguyễn Văn A bổ sung hồ sơ số....."
- Công dân cần chuẩn bị sẵn Letterpack (レターパック) viết sẵn địa chỉ nhà mình, clear holder (クリアホルダー) để Tổng lãnh sự quán trả hồ sơ qua đường bưu điện.
- Phí, lệ phí: Xem Thông tư 264 của Bộ Tài chính ngày 14/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí, lệ phí trong lĩnh vực ngoại giao áp dụng tại các Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và Thông tư 113 ngày 15/12/2021 sửa đổi một số điều của Thông tư 264 vừa nêu.
* Sau khi đã xem kỹ hướng dẫn các thủ tục trên website, nếu có thắc mắc, đề nghị công dân gửi thư vào địa chỉ email sau đây: vnconsular@vnconsulate-osaka.org hoặc gọi điện thoại vào số 072-221-6666.
I. THỦ TỤC SỐ 19: HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ
Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa gồm:
1/ Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa (tải tại đây)
2/ Bản gốc giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa phải có con dấu của Bộ Ngoại giao Nhật Bản (gửi hồ sơ đến BNG Nhật Bản hoặc xin tại Văn phòng công chứng địa phương)
3/ 01 bản copy của hồ sơ
Tham khảo hướng dẫn của Bộ Ngoại giao Nhật Bản: (mofa.go.jp)
II/ THỦ TỤC DỊCH NHẬT - VIỆT VÀ CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH:
Hồ sơ gồm:
1/ Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch (tải tại đây);
2/ 02 bản sao giấy tờ tài liệu cần dịch (trong đó phiên âm bằng chữ Romaji cách đọc tên riêng và địa chỉ);
3/ Trường hợp không đến được TLSQ, có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện bằng Letterpack 520円 (mẫu tại đây) (có số tra cứu để tiện theo dõi).
Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4 dán Yupakku loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi địa chỉ nhận hồ sơ, số điện thoại liên lạc. TLSQ sẽ dùng bì thư này để gửi trả lại kết quả. (Công dân chụp ảnh lưu lại số tra cứu (tracking number) của Letterpack (loại 520円) (mẫu tại đây) hoặc Yupakku để tiện theo dõi khi gửi và nhận hồ sơ).
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ, trong vòng 01 ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu. Nếu số lượng trên 10 giấy tờ, tài liệu, CQDD trả kết quả trong vòng 05 ngày làm việc.
III/ THỦ TỤC SAO Y BẢN CHÍNH:
Hồ sơ gồm:
1/ Tờ khai đề nghị sao y bản chính;
2/ Bản gốc và bản sao giấy tờ tài liệu cần sao y bản chính;
3/ Trường hợp không đến được TLSQ, có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện bằng Letterpack 520円 (mẫu tại đây) (có số tra cứu để tiện theo dõi).
Trong hồ sơ cần gửi kèm theo bì thư cỡ A4 dán Yupakku loại chakubarai xin ở Kombini (xem mẫu), ghi địa chỉ nhận hồ sơ, số điện thoại liên lạc. TLSQ sẽ dùng bì thư này để gửi trả lại kết quả. (Công dân chụp ảnh lưu lại số tra cứu (tracking number) của Letterpack (loại 520円) (mẫu tại đây) hoặc Yupakku để tiện theo dõi khi gửi và nhận hồ sơ).
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ với số lượng nhỏ, trong điều kiện cho phép, trong vòng 01 ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu hoặc vào ngày hôm sau nếu tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ. Nếu số lượng hồ sơ lớn, trong vòng 02 ngày hoặc kéo dài theo thỏa thuận.
IV/ THỦ TỤC CHỨNG THỰC CHỮ KÝ:
Hồ sơ gồm:
1/ Văn bản cần chứng thực chữ ký (tối thiểu 02 bản);
2/ Bản sao màu trang 2 và trang 3 Hộ chiếu;
- Thời hạn giải quyết: Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, trong ngày làm việc, nếu đủ điều kiện, TLSQ trả kết quả cho người yêu cầu. Trường hợp cần xác minh nhân thân người chứng thức, thời hạn là tối đa 03 ngày làm việc.